Volledig digitaal vergaderen vanaf 2027: zijn uw statuten er klaar voor?
Algemene vergadering volledig digitaal
Vanaf 1 januari 2027 wordt het voor een BV mogelijk om een algemene vergadering volledig digitaal te houden. Aandeelhouders hoeven dan niet meer fysiek op dezelfde locatie aanwezig te zijn om aan de vergadering deel te nemen.
Dat kan praktisch zijn wanneer aandeelhouders niet bij elkaar in de buurt wonen, regelmatig op afstand werken of wanneer het simpelweg efficiënter is om digitaal te vergaderen.
Maar een volledig digitale vergadering is niet zonder meer mogelijk. De mogelijkheid om digitaal te vergaderen moet juridisch goed zijn geregeld.
Wat staat er in de statuten?
Of een BV vanaf 1 januari 2027 volledig digitaal kan vergaderen, hangt onder meer af van wat hierover in de statuten is opgenomen.
De statuten moeten voldoende grondslag bieden voor elektronische deelname aan de algemene vergadering. Staat daarin alleen waar de algemene vergadering fysiek moet worden gehouden, dan betekent dit niet automatisch dat een vergadering ook volledig digitaal mag plaatsvinden.
In de statuten van uw onderneming kan overigens al wel een bepaling over elektronische deelname zijn opgenomen. In dat geval moet worden beoordeeld of deze bepaling ook onder de nieuwe wettelijke regeling voldoende ruimte biedt voor een volledig digitale vergadering.
Een statutenwijziging is dus niet in alle gevallen noodzakelijk.
Aan welke voorwaarden moet digitaal vergaderen voldoen?
Ook wanneer de statuten digitaal vergaderen toestaan, gelden er voorwaarden voor de wijze waarop de vergadering plaatsvindt.
Zo moeten aandeelhouders via een elektronisch communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd en hun stemrecht rechtstreeks kunnen uitoefenen. Daarnaast moeten zij de vergadering via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel rechtstreeks kunnen volgen en aan de beraadslaging kunnen deelnemen. Ook moet in de oproeping worden vermeld hoe aandeelhouders elektronisch aan de vergadering kunnen deelnemen en hun stemrecht kunnen uitoefenen.
Waarom nu al uw statuten controleren?
Hoewel de nieuwe regeling pas op 1 januari 2027 ingaat, kan het verstandig zijn om nu al te controleren of uw statuten voldoende ruimte bieden voor volledig digitaal vergaderen.
Als blijkt dat een statutenwijziging nodig is, kan deze tijdig worden voorbereid. Bovendien kan een statutenwijziging een goed moment zijn om te bekijken of andere bepalingen nog aansluiten bij de huidige onderneming en de manier waarop aandeelhouders met elkaar samenwerken.
Zijn uw statuten nog actueel?
Statuten worden vaak bij de oprichting van een onderneming opgesteld en daarna jarenlang niet meer bekeken. Ondertussen kan er veel veranderen. De onderneming groeit, er komen aandeelhouders of bestuurders bij en ook de wetgeving staat niet stil.
Daardoor kunnen statuten bepalingen bevatten die niet meer goed aansluiten bij de huidige onderneming of mogelijkheden die de wet inmiddels biedt onnodig beperken. Denk bijvoorbeeld aan regels over de oproeping en besluitvorming, de verdeling van bevoegdheden tussen bestuur en aandeelhouders of elektronische communicatie.
De komst van de volledig digitale vergadering kan daarom ook een goed moment zijn om eens breder naar uw statuten te laten kijken. Passen de afspraken die ooit zijn vastgelegd nog bij de onderneming van vandaag?
Wilt u weten of uw huidige statuten voldoende ruimte bieden om vanaf 1 januari 2027 volledig digitaal te vergaderen? Neem gerust contact op. Ik kijk kosteloos voor u na of uw statuten hiervoor geschikt zijn en of een aanpassing nodig is.
Wilt u uw statuten breder laten beoordelen, dan bespreek ik uiteraard graag de mogelijkheden.